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Neuheiten in Doc-db

Die Software Doc-db übernimmt seit mehr als zehn Jahren erfolgreich die Verwaltung der QM-Dokumente im Labor, seien es Standardarbeitsanweisungen, QM-Handbücher oder Verfahrensanweisungen.

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Weg vom Papier hin zum digitalen Dokumentenmanagement. | Labcore

Doch in jedem Labor gibt es noch eine ganze Fülle anderer Dokumente. Aufzeichnungen sind vielfältig: beispielsweise Temperaturlisten für Kühlschränke, Formulare für Neueinstellungen, Auditberichte, Meetingprotokolle und weitere. Einige werden bereits digital erfasst und bearbeitet, andere, zum Beispiel Temperaturlisten für Kühlschränke, werden auch heute noch handschriftlich erfasst und archiviert. Dabei besteht die Anforderung an das Labor, diese Aufzeichnungen zu lenken. Obwohl es auch im Qualitätsmanagement schon Software zur Lenkung von Dokumenten gibt, hat sich das für Aufzeichnungen noch nicht durchgesetzt, da die Workflows für Aufzeichnungen zu verschieden und komplex sind im Vergleich zu Workflows für Dokumente (erstellen, prüfen, freigeben).

Das neue Doc-db Modul für Formulare und Aufzeichnungen übernimmt diese Arbeiten und digitalisiert die Erstellung, Verteilung und Archivierung von Aufzeichnungen. Formulare, die bisher schon in Doc-db verwaltet wurden, sind nun Grundlage für die Aufzeichnung. Die Software instanziiert eine neue Aufzeichnung und lenkt diese nach den Erfordernissen.

Bei den monatlich zu erfassenden Kühlschranktemperaturen wird bisher jeden Monat eine Liste ausgedruckt, an den jeweiligen Kühlschrank gehängt, handschriftlich ausgefüllt, am Monatsende eingesammelt und archiviert. Die neue Software kann hier am Monatsbeginn für alle im Labor vorhandenen Kühlschränke eine Aufzeichnung initiieren und die Listen automatisch erstellen und per E-Mail an die entsprechenden Abteilungen senden. Am Monatsende überwacht die Software den vollständigen Rücklauf der Listen. Durch den aufgebrachten Barcode lassen sich die Listen durch einfaches Stapelscannen archivieren und müssen nicht in Papierform aufbewahrt werden.

Als weitere Neuerung präsentiert Labcore verschiedene Optionen von Reports. Neben den bekannten Listenreports bietet das Unternehmen nun zusätzlich personalisierte Reports nach den persönlichen Wünschen, seien es Arbeitslisten, Masterlisten von Dokumenten oder jede andere Form von Report, der benötigt wird.

Weitere Informationen auf dem DKLM oder unter www.labcore.de

Entnommen aus MTA Dialog 9/2016